El aprovisionamiento en la empresa es determinante para satisfacer las necesidades internas y externas. En este artículo te explicamos en qué consiste esta gestión y su importancia en el sector logístico. ¿Quieres formarte en este ámbito? Especialízate con nuestro máster en la gestión de compras y aprende a controlar los procesos de aprovisionamientos.
¿Qué es el aprovisionamiento en una empresa?
El aprovisionamiento consiste en conseguir los recursos que son necesarios para el buen funcionamiento de una empresa. Por lo tanto, requiere de un trabajo previamente coordinado para que la actividad se desarrolle sin contratiempos.
Dichos recursos pueden ser desde las materias primas y el equipamiento tecnológico, hasta los empleados. Podemos pensar que solo se trata de controlar las existencias disponibles para garantizar la satisfacción de los clientes. Sin embargo, esta acción es de gran importancia en cualquier negocio.
Las funciones del aprovisionamiento
Para comprender la principal función del aprovisionamiento, hay que entender cómo funcionan tres factores, que están estrechamente relacionados entre sí: compras, almacenamiento y gestión de stock. Cada una de estas funciones se relaciona con la anterior. Por lo tanto, es necesario una buena coordinación para un resultado exitoso.
Si bien es cierto que hoy en día la tecnología optimiza en gran medida la ejecución de estas tareas, la toma de decisiones está en manos del responsable de departamento.
- Compras. En este departamento, se tienen en cuenta el precio, la calidad del producto, las condiciones de pago y las entregas de los pedidos. En los últimos años, la postventa para hacer un seguimiento al cliente y fidelizarlo es clave.
- Almacenamiento. Sin duda alguna, el almacén es el corazón de la logística, este espacio físico es donde se guardan, clasifican y gestionan todas las existencias.
- Gestión del stock. Finalmente, cabe indicar la importancia del inventario o registro de los bienes para tener un buen control de las mercancías.
La figura del jefe de compras
El papel del jefe de compras es más importante de lo que podamos pensar en cualquier negocio, con independencia de su volumen de trabajo y el tamaño de la empresa. Este profesional es la máxima autoridad y de ella depende el éxito o fracaso en las tareas de los aprovisionamientos. Entre sus principales funciones destacan las siguientes:
Asignación de tareas
Un jefe de compras debe planificar y gestionar la empresa según un presupuesto. Además, tendrá que asignar a su equipo las tareas que deben realizar para cumplir con los objetivos o metas.
Gestión de pedidos y negociación con proveedores
No solo deberá realizar los pedidos y encontrar el material o producto de calidad, sino que además, deberá tener la habilidad para negociar con los proveedores y conseguir condiciones ventajosas para las dos partes.
Resolución de imprevistos
En el caso de que ocurran imprevistos o surja algún problema, algo muy normal en cualquier negocio, tendrá que resolver los problemas con eficacia. Esto quiere decir que su formación, experiencia y capacidad, son determinantes para el buen funcionamiento del negocio.
Conocimiento sobre el sector
El puesto de jefe de compras se relaciona con los aprovisionamientos en una empresa, por lo que debe conocer muy bien el mercado. Además, tiene que estar al día de las novedades y todo lo que pueda afectar a la empresa. La toma de decisiones acertadas o erróneas pueden beneficiar o perjudicar al negocio.
La importancia del aprovisionamiento en la logística
En los últimos tiempos, la digitalización en la logística es clave para su buen funcionamiento en la empresa. Su objetivo es controlar los suministros para satisfacer la demanda de los clientes. Asimismo, mejora la productividad y se agilizan los procesos con menor margen de error.
El auge del comercio electrónico requiere de un buen músculo para poder abastecer los pedidos online. Un gran número de empresas han incorporado las tiendas online para poder ser más competitivas en el mercado. Sin embargo, si no cuidan este aspecto, podrían verse seriamente afectadas.
El aprovisionamiento en la logística tiene en cuenta el stock, las provisiones, el inventario, los proveedores, el packaging y el transporte, entre otros aspectos.
En este sentido, una buena gestión y control de las mercancías afectan a los costes de producción y a la calidad del producto. Asimismo, los beneficios de la empresa y el servicio de entrega también forman parte de este cometido.
En los últimos años, se ha ido incluyendo tecnología más eficiente, como un software de gestión para reducir el margen de error. Estos programas informáticos permiten realizar las tareas automáticamente para agilizar la gestión y favorecer este trabajo.
Las etapas del aprovisionamiento en el ámbito logístico
Tal como hemos indicado, el aprovisionamiento necesita de una buena organización y planificación. A continuación, enumeramos algunos de los aspectos más importantes en este proceso:
- En primer lugar, hay que identificar las necesidades de la empresa. Por lo que hacer un listado con todo lo que se necesita es de gran ayuda para empezar a cubrirlas.
- Posteriormente, hay que elegir el proveedor o proveedores para trabajar. La habilidad de la negociación es fundamental. Antes de tomar una decisión precipitada, hay que valorar las mejores condiciones para la empresa y sus clientes.
- Hay que saber gestionar correctamente el stock y las ventas. Por lo tanto, es preciso asegurarse de que llegan a su destino, según el acuerdo previsto con el cliente.
- El embalaje también es determinante, porque si hay productos o artículos frágiles, tenemos que pensar en cuál es la mejor elección para que no se dañen.
- Finalmente, hay que hacer un seguimiento a cada una de estas fases y evaluar si se cumplen con los objetivos. Siempre se está a tiempo de mejorar y cambiar de estrategia.
Formación en aprovisionamiento y gestión de compras
Si estás interesado/a en realizar un máster en aprovisionamiento tienes la posibilidad de hacerlo vía online o a distancia. En nuestra Escuela Mare Nostrum, especializado en cursos y másteres en dirección, administración y finanzas, te brindamos esta oportunidad.
Nuestro máster en aprovisionamientos y jefe de compras está especialmente dirigido a los profesionales y técnicos que quieran capacitarse en este sector. Así pues, con esta formación podrás adquirir los conocimientos necesarios para ejecutar las principales funciones en la logística y la comercialización. Para ello te formarás en áreas de estudio como estas:
- La empresa y el departamento de compras.
- Tipos de compras y relación con los proveedores.
- Gestión de documentos comerciales.
- Presupuestos de compras.
- Costes del proceso de compra.
- Contratación mercantil.
- Medios de pago.
- Control de existencias.
- Gestión de calidad en los procesos de aprovisionamientos.
Además, podrás poner a prueba tus conocimientos con un examen de autoevaluación al finalizar cada unidad didáctica. Nuestro centro formativo está avalado por la condición de socios de la AEEN (Asociación Española de Escuelas de Negocios).
En conclusión, el aprovisionamiento cumple un papel muy importante en los negocios. Por lo que las empresas requieren profesionales para una buena gestión de los recursos. Aparte, cabe señalar que hay que hacer frente a la demanda del mercado, no solo con cantidad, sino también con calidad.
