El gestor de proyectos es el responsable de materializar diferentes objetivos en contextos empresariales; ya sea abrir un negocio, empezar una campaña o gestionar una cuenta, etc., cualquier proyecto debe atenerse a una serie de directrices. Es por este motivo por el que es necesario contar con la formación adecuada que permite conocer la dirección y gestión de proyectos.
¿Quién es un gestor de proyectos?
Un gestor de proyectos, también conocido como Project Manager, es la persona que se ocupa establecer un plan de acción. Desde sus inicios hasta el final, el Project Manager supervisa el cumplimiento del plan de proyecto; el documento que contiene todas las claves y objetivos a seguir.
La guía de proyecto debe incluir información sobre el programa, los plazos y los objetivos. Lo ideal es conocer plataformas específicamente diseñadas para gestionar iniciativas y hacer uso de estas herramientas de la forma adecuada. En este sentido, los gestores de proyectos deben destacar por sus habilidades organizativas y de atención al detalle.
¿Cuál es el trabajo de un gestor de proyectos?
El gestor de proyectos se encarga de hacer un seguimiento del plan de acción. Su labor principal es controlar y supervisar la campaña para asegurar su efectividad, lo que le permite corregir posibles desviaciones. Para evitarlas, lo ideal es establecer logros específicos que se puedan alcanzar y medir de forma objetiva y, lo más importante, que sean metas realistas.
Para conseguir unos buenos resultados, el gestor de proyectos tiene tres funciones clave:
- Controlar el proyecto y hacer un seguimiento de cómo evoluciona.
- Detectar las dificultades y problemas que surjan, y encontrar maneras de resolverlos.
- Conducir el proyecto y a todo el equipo de forma efectiva hasta el cumplimiento de la meta.
No obstante, aquí no termina el trabajo de este perfil profesional. De hecho, tiene diversas responsabilidades fundamentales que pasaremos a ver a continuación.
Responsabilidades en la administración de un proyecto
Este profesional tiene una serie de responsabilidades sobre la gestión de una campaña o proyecto:
Planificación
Ante todo, el gestor debe ser quien idee un plan para alcanzar los objetivos. Este documento va a guiar todas las acciones posteriores que se lleven a cabo, por lo que debe ser meticuloso y contemplar posibles imprevistos.
Liderazgo
Formar y liderar el equipo perfecto es uno de los roles fundamentales que desempeña un gestor de proyectos. Para ello, se requiere contar con buenas habilidades de comunicación, don de gentes y capacidad para juzgar los puntos fuertes y los puntos débiles de las personas, y actuar en consecuencia.
Ejecución
El gestor de proyectos supervisará y también va a participar en la ejecución de cada etapa del proyecto. Esto requiere una comunicación clara y habitual con los demás miembros del equipo.
Gestión del tiempo
Cumplir con los tiempos es indispensable para alcanzar los objetivos con éxito. El responsable debe ser quien se encargue de resolver los posibles conflictos que puedan surgir y comunicarse de forma efectiva con los integrantes del equipo.
Presupuesto
Estos profesionales deben elaborar un presupuesto y ceñirse al mismo. Si algunas partes de la campaña cuestan más, deberán moderar este gasto y redistribuir los fondos de ser necesario.
Documentación
Los gestores de proyectos también se ocupan de documentar todos los aspectos del proyecto para analizar el progreso y determinar que todo va según lo previsto.
Seguimiento posterior
Una vez se ha completado la iniciativa, esta no puede quedar en el olvido. Es decir, es clave disponer de un plan para seguir el proyecto de cara a la entrega final.
Tipos de gestión de proyectos
Para supervisar un proyecto existen distintas metodologías que se pueden emplear. En función de las necesidades de cada empresa y de las características de la campaña, se puede optar por una u otra vía:
Secuencia tradicional
Este sistema está basado en la consecución de objetivos por orden, lo cual implica que no se empezará el objetivo 2 hasta que el 1 esté completo, y así hasta llegar al final. Su principal ventaja es que facilita vigilar que cada fase se cumpla. ¿La desventaja? Puede ser demasiado rígido y cometer un error puede llevar a empezar desde el principio.
Metodología agile
No es una metodología estricta. La forma de organización empleada y las soluciones que se aportan no son constantes, es decir, no se requiere cumplir el objetivo 1 para pasar al 2. De este modo, se consigue reducir el tiempo de planificación y es un método mucho más flexible. Eso sí, en contraposición, puede causar sobrecostes en el presupuesto.
Gestión de cambio
Esta metodología está específicamente diseñada para afrontar los cambios que puedan surgir en una empresa. Permite tomar el control en situaciones, por lo general, caóticas, y facilita la transición.
Project Management Body of Knowledge o PMBOK
Esta es, posiblemente, la metodología más utilizada. Se caracteriza por dividir la gestión de proyectos en fases, las cuales pueden aplicarse a todos los aspectos de la campaña.
Estudiar gestión de proyectos
La gestión de proyectos es complicada y requiere de disciplina y conocimientos técnicos. Seguir una campaña desde el principio hasta el final puede ser tan gratificante como abrumador, pero con una buena preparación no hay por qué alarmarse. Se trata de un reto, y como tal lo ideal es capacitarse y entrenar ciertas habilidades.
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- El proyecto: naturaleza, características, marco y fases iniciales en la gestión de proyectos.
- Técnicas de planificación de proyectos.
- Benchmarking en la administración de proyectos.
- Ejecución y control, gestión de calidad y de tiempo en relación a los proyectos.
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- Cierre de proyectos y tipos de gestores para administrar iniciativas o campañas.
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