Si tienes dotes para la planificación, una buena atención al detalle, creatividad y ganas de liderar proyectos, ser organizador de eventos se te dará a la perfección. Recibir una buena formación en protocolo, marketing y relaciones públicas, potenciando ciertas habilidades sociales y comunicativas, es todo lo que necesitas para dedicarte a este sector.
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¿Quién es el organizador de eventos y qué hace?
Un organizador o gestor de eventos es el profesional que planifica, promociona y ejecuta la celebración de un acto. Para desarrollar estas funciones es necesario determinar el público destinatario y el propósito de la acción. Asimismo, la gestión de un acontecimiento implica presupuestar, reservar el lugar, contratar proveedores y administrar las finanzas del evento en cuestión.
Principales funciones del organizador de eventos
Ya tenemos una idea sobre qué es la gestión de eventos, pero concretamente, ¿cuáles son las funciones que realiza un organizador de eventos? A grandes rasgos, es la persona que, acorde a unos objetivos específicos, define todas las acciones que se llevan a cabo en un acto. Para entrar en más detalle, vamos a ver de forma resumida qué hace este profesional:
- Se encarga de elaborar el diseño, la producción y la realización del evento desde que sale la propuesta hasta que se termina.
- Establece, comunica y procura que se cumpla el timing y las prioridades del evento.
- Administra el presupuesto y los recursos de los que dispone para realizar el evento.
- Busca y establece el lugar donde se llevará a cabo el acontecimiento.
- Negocia y gestiona los temas relacionados con los proveedores.
- Tiene claro cuáles son los objetivos que ha establecido la marca para tratar de lograrlos.
- Presenta los informes y los resultados una vez terminado el evento.
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Habilidades del perfil de organizador de eventos: hard y soft skills
Más allá de recibir una formación específica, un organizador de eventos debe reunir una buena suma de habilidades, tanto conocimientos (hard skills) como aptitudes personales y profesionales (soft skills). En conjunto, todas estas capacidades determinarán la calidad de su trabajo en el ámbito de la gestión de eventos y las relaciones públicas.
Hard skills para ser organizador de eventos: conocimientos esenciales
Si hay un rasgo que caracteriza el trabajo de un organizador u organizadora de eventos ese es la multidisciplinariedad. Así que si quieres ser uno de ellos, deberás manejarte en varias disciplinas que, a su vez, están íntimamente relacionadas para lograr un mismo fin. Hablamos del protocolo, las relaciones públicas y el marketing.
- Protocolo. Obtener conocimientos sobre las normas que deben regir un evento es fundamental para que este salga según lo establecido y en la línea de cada tradición y cultura. En función de las características de cada acto, el protocolo adquiere una forma social, empresarial, deportivo, etc.
- Relaciones públicas. Adquirir estudios en este ámbito es indispensable para promover la comunicación entre empresas y clientes, reforzar los vínculos y propiciar la cooperación.
- Marketing. Los eventos son herramientas útiles para que las empresas puedan acercar sus productos y servicios a su público objetivo. De ahí que todo organizador y organizadora de eventos necesite desarrollar conocimientos en marketing y publicidad.
Soft skills que todo organizador de eventos debe tener
Por último (y no menos importante), si tu intención es ser organizador de eventos tendrás que potenciar ciertas habilidades sociales, comunicativas y relacionadas con la gestión emocional, como son estas soft skills:
- Dotes comunicativas.
- Expresión corporal
- Escucha activa y empatía para conocer cuáles son las necesidades del cliente.
- Creatividad para idear eventos memorables.
- Capacidad de liderazgo para coordinar y motivar todo el equipo que hace posible la producción de un evento.
- Ser resolutivo ante conflictos que puedan surgir.
- Saber trabajar en equipo y coordinarse con las diferentes partes implicadas en la celebración de un acto.
- Manejarse en situaciones de presión y ser capaz de improvisar ante cualquier imprevisto durante el evento.
- Habilidades para la negociación, claves para establecer relaciones fructíferas con proveedores que colaboren en la celebración de un acto.
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